Prospeo e-Faktura | Dodatek ERP XL

Zastosowanie

Program służy do automatycznej wysyłki obrazu faktur elektronicznych (format pdf)  zarejestrowanych w ERP XL drogą e-mail. Zagadnienie e-faktur zostało opisane szerzej w artykule Faktura elektroniczna w Comarch ERP XL.

Program ma zastosowanie w każdej firmie, która wystawia faktury sprzedaży i wysyła je lub chce je wysyłać drogą elektroniczną do swoich odbiorców krajowych i zagranicznych. Dzięki automatyzacji tego procesu firma ma gwarancję, że każda wystawiona faktura dla klienta objętego tym systemem zostanie wysłana na czas pod właściwy adres.  Ponadto korzystanie z faktur elektronicznych ogranicza koszty ich drukowania, wysyłki i przechowywania.

Działanie programu e-Faktura jest zgodne z artykułem art. 2 pkt 32 ustawy podatku od towarów i usług (zwaną Ustawą o VAT) (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535)  określającym definicję faktury elektronicznej.

Ogólna zasada działania

Program działa automatycznie w tle, zwykle na serwerze, jest niezależny od uruchomionego program ERP XL. 

Faktury w postaci plików pdf wysyłane są drogą mailową z adresu firmy na zdefiniowane adresy mailowe odbiorców. Status wysyłki rejestrowany jest w logu dostępnym w programie ERP XL, a w przypadku niepowodzenia wysyłany jest mailem komunikat do administratora programu.

Wybór formatu wydruku dokumentu do wysyłki może zostać wskazany globalnie dla wszystkich faktur lub indywidualnie na podstawie zadanych warunków. To oznacza, że dla różnych grup konrahentów mogą być wysyłane odmienne wzory dokumentów.

Adres mailowy, na który zostaną wysłane faktury, jest konfigurowalny. Może on zostać pobrany z różnych miejsc w programie, w zależności od ustawień.

Ponieważ firma musi mieć gwarancję, że raz zaplanowane zadanie wysyłania faktur odbywa się bezproblemowo, dlatego program posiada dodatkowe zabezpieczenie w razie ewentualnego zaprzestania działania. Jeśli program nie będzie działać w tle to inny niezależny program wyśle mailem do administratora stosowną informację.

Zadanie wysyłki dokumentów jest rejestrowane w logu dostępnym w programie ERP XL w postaci raportu . Zapisywana jest w nim informacja o statusie wysyłki dokumentów - zarówno tych wysłanych poprawnie jak i nie wysłanych.

Seryjny eksport dokumentów do PDF

Program pozwala także na przeprowadzanie archiwizacji dokumentów na zasadzie seryjnego zapisu faktur do plików pdf.  

Alternatywnie można wyłączyć wysyłkę faktur na adres e-mail posługując się programem wyłącznie na potrzeby okresowych zrzutów dokumentów na dysk.

Wymagania

Do uruchomienia programu potrzebne są:

• Program Comarch ERP XL zainstalowany na komputerze, na którym będzie działać aplikacja do wysyłki faktur
• Jedna licencja dostępowa do ERP XL
• Konto poczty e-mail, najlepiej z dedykowanym adresem do wysyłki poczty
• Konto SQL na serwerze bazy danych z ERP XL
• Komputer mogący zapewnić ciągłą pracę aplikacji
• Uzupełnione adresy e-mail odbiorców na kartach kontrahentów w ERP XL lub na fakturach (w zależności od ustawień programu)

Zalecane (choć niewymagane) jest posiadanie pełnej wersji MS SQL Server zaopatrzonej w usługę SQL Agent, która może stanowić dodatkowe zabezpieczenie gwarantujące ciągłość działania aplikacji.

Program nie wymaga specjalnych zabiegów związanych z jego wdrożeniem. Konfiguracja sprowadza się do zestawienia połączenia z ERP XL, wskazania odpowiednich rodzajów wydruków faktur w ERP XL dla określonych grup kontrahentów, wskazania miejsca przechowywania adresów mailowych odbiorców oraz ustawienia parametrów serwera wysyłającego maile. 

Korzystanie z programu nie wymaga zakupu żadnych dodatkowych licencji Comarch ERP XL jednak na moment wysyłki faktur musi mieć dostępną jedną wolną licencję ERP XL dowolnego rodzaju.

Pobierz wersję DEMO

Instalacja i konfiguracja

Konfiguracja indywidualnych parametrów wysyłki

Raport z wysyłki

Status każdej wysyłki jest rejestrowany w dodatkowej tabeli na bazie danych ERP XL. Wgląd w tę tabelę możliwy jest za pomocą raportu podpiętego w programie.

• OK - udało się pomyślnie wysłać dokument
• Niewysłane - błąd wysyłki
• Wysyłki testowe - wysłane na potrzeby testowe

Instalator nie zakłada raportu - trzeba podpiąć go samodzielnie z definicji poniżej.

Definicja raportu wysyłki

Cena

Zasady Upgrade

Aktywuj pełną wersję programu

W celu aktywacji programu skontaktuj się z nam telefonicznie lub mailowo. Dane kontaktowe znajdują się w zakładce Kontakt.

Historia zmian

• 1.1 (2020.09.17)
  • Zmiana ergonomii okienek związanych z konfiguracją programu.
• 1.2 (2021.01.31)
  • Standaryzacja (proces ujednolicenia aplikacji Prospeo), w tym: tabela loga ProLog, splash screen startowy, menu "o programie".
• 1.3 (2021.06.16)
  • Domyślna konfiguracja serwera do wysyłki poczty dla wersji demo.
  • Działanie alternatywne - archiwizacja dokumentów bez wysyłki poczty e-mail (seryjny zapis dokumentów do pdf).
• 1.4 (2023.06.12)
  • Aktualizacja bibliotek odpowiedzialnych za komunikację z bazą danych w celu obsługi nietypowych dystrybucji MS SQL.

Wersje archiwalne