Import danych kadrowych i płacowych do Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima | Artykuł ERP XL

Jak zaimportować dane kadrowe i płacowe do Optimy. Przedstawiamy, jakie dane są potrzebne do rozpoczęcia pracy z modułem płacowo-kadrowym Comarch ERP i jak wprowadza się je do systemu.

Rozpoczęcie pracy w module płacowo-kadrowym

Przedstawimy w tym artykule, jakie dane płacowo-kadrowe są potrzebne do rozpoczęcia pracy i czy można rozpocząć pracę w trakcie roku.

Czym są płace i kadry w Comarch ERP

Moduł płacowo-kadrowy Comarch ERP może działać w dwojaki sposób: jako samodzielny program do obsługi kadrowo-płacowej oraz jako moduł płacowy i kadrowy w programie Comarch ERP XL. W zależności od zakupionej licencji jest to odpowiednio Comarch ERP Optima moduł Płace i Kadry lub Comarch ERP XL moduł HR. W obydwu przypadkach rolę modułu pełni program Comarch ERP Optima. Ten artykuł ma zastosowanie w obydwu przypadkach.  

Kiedy można zacząć pracę w module płacowo-kadrowym

Najlepszym momentem rozpoczęcia pracy na nowym oprogramowaniu jest początek nowego roku, bo ogranicza nam to potrzebę migracji niektórych danych gromadzonych i obliczanych w ciągu roku (np. deklaracja PIT-11 czy PIT-4R). Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby prace w programie płacowo-kadrowym rozpocząć w dowolnym momencie roku. Rozpoczęcie pracy w trakcie roku będzie tylko wymagało migracji bilansu dla PIT- 11, IFT-1, RP-7, podstawy do obliczenia urlopu i wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego. 

Jak migrować dane płacowo-kadrowe

Przeniesienie danych może odbywać się w sposób automatyczny lub ręczny. W metodzie automatycznej zwykle pośredniczy firma wdrożeniowa i proces ten nazywa się migracją danych. Metoda ręczna polega na przepisaniu danych z teczek pracowniczych lub z poprzedniego programu przez klienta.

Automatyczna migracja danych polega na przeniesieniu ich ze starego programu do Comarch ERP Optima. Wykonuje się to za pośrednictwem arkuszy Excel. Dane ze starego programu muszą zostać wyeksportowane do arkuszy z zachowaniem odpowiedniego formatu, co leży po stronie klienta. Następnie autoryzowany partner Comarch weryfikuje te dane i po walidacji importuje je do Optimy z użyciem odpowiednich narzędzi. 

Ręczne wprowadzenie danych jest możliwe, ale czasochłonne i obarczone ryzykiem popełnienia błędu. Niesie jednak ze sobą pewne korzyści. Jedną z nich jest poznanie możliwości programu oraz nauka i doskonalenie umiejętności związanych z tym, gdzie i w jaki sposób wprowadzać poszczególne informacje.

Zdefiniowanie wytycznych do migracji

Wdrożenie nowego systemu to dobry moment na uporządkowanie i ujednolicenie historycznych danych. W szczególności obejmuje to sposób kodowania skróconych nazw pracowników (tzw. akronim), strukturę wydziałową firmy (MPK), nowy sposób grupowania i naliczania list płac. 

Kryteria te ustala się na etapie analizy wdrożeniowej pomiędzy klientem, a firmą wdrożeniową. Przed dokonaniem importu dostosowuje się dane na arkuszach migracyjnych do nowych wytycznych.

Jakie dane płacowo-kadrowe możemy zaimportować

Import do ERP Optima obejmuje dane kadrowe i płacowe – zależy od momentu rozpoczęcia pracy w programie. Możemy podzielić go na trzy grupy:

1. Dane kadrowe, niezależnie od momentu rozpoczęcia pracy w programie:

• dane osobowe pracownika: akronim, imię i nazwisko, data urodzenia, nr pesel, adres zamieszkania i zameldowania, 
• dane dotyczące zatrudnienia: data zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, wymiar etatu, stawka zaszeregowania czy dane dotyczące ubezpieczenia oraz urzędu skarbowego, pod który podlega,
• struktura organizacyjna firmy,
• dane dot. rodziny, płatności pracowników, 

• historia wykształcenia i zatrudnienia.

2. Dane płacowe, niezależnie od momentu rozpoczęcia pracy w programie:

• nieobecności, 
• podstawy do urlopu, 
• podstawy do chorobowego, 
• historia etatu,
• nierozliczone umowy zlecenia.

3. Dane płacowe, jeśli praca w programie rozpoczęła się w trakcie roku:

• bilans ZUS, 
• bilans PIT-11, 
• bilans IFT-1, 
• bilans RP-7. 

Przeniesienie wszystkich starych list płac

Wśród klientów spotykamy się niekiedy z przeświadczeniem o potrzebie migracji historycznych list płac, w szczególności wszystkich list płac za poprzednie lata. Nie ma takiej potrzeby, bo:

1. Dane te nie mają wpływu na bieżący sposób wyliczania wynagrodzeń.
2. Optima może liczyć wynagrodzenia w sposób inny (prawidłowy), niż stary program płacowy, co uniemożliwia naliczenie list płac w takich samych kwotach jak wcześniej. 
3. Dane archiwalne pozostaną w starym programie, do którego będziesz miał dostęp.

W związku z powyższym nie przenosimy list płac za lata ubiegłe. 

Wsteczne naliczenie list płac

Alternatywą do migracji niektórych danych płacowych jest wsteczne naliczenie list płac. Taka sytuacja może mieć miejsce w dwóch przypadkach:

1. Gdy rozpoczynamy pracę w trakcie roku  i decydujemy się, że naliczymy wstecznie listy płac od stycznia po to, by mieć pełne 12 miesięcy w programie.
2. Gdy rozpoczynamy pracę na początku roku i decydujemy się, że naliczymy listy płac wstecznie 12 miesięcy po to by mieć podstawy np. do prawidłowego obliczenia urlopu czy chorobowego. Wówczas możemy pominąć migrację Podstaw do urlopu oraz Podstaw do chorobowego.

W przypadku wstecznego naliczenia płac możemy pominąć migrację bilansu dla ZUS, PIT-11, IFT-1 i RP-7.

Migracja danych nietypowych

Zdarzyć się może, że potrzebujemy zmigrować pewne informacje, które nie są obsługiwane w standardzie arkuszy migracyjnych. Przykłady takich danych to:

• kwalifikacje i uprawnienia pracowników,
• urlopy wykorzystane,
• kod wykształcenia wg GUS.

Dane te może przenieść specjalista baz danych lub programista Autoryzowanego Partnera Comarch.

Specyfikacja arkuszy migracyjnych

Usługa migracji danych z PROSPEO

Dziękujemy, że zapoznałeś się z naszym artykułem. Fakt, ze czytasz ten fragment świadczy o tym, że poważnie traktujesz wdrożenie systemu w swojej firmie. Zachęcamy zatem do skorzystania z naszych usług przy migracji danych, a nawet wdrożenia całego systemu.

Zajmujemy się wdrożeniami systemów Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL. Usługę samej migracji danych lub wdrożenia Optimy możemy przeprowadzić zdalnie. 

Jeśli planujesz wdrożyć program Comarch ERP Optima, to zapraszamy do kontaktu telefonicznego z naszym zespołem Optima (tel. 730 799 599)  lub za pośrednictwem strony www.optima.prospeo.com.pl. 

Jeśli Twoja Optima pełni rolę modułu płacowo-kadrowego w programie Comarch ERP XL, to zapraszamy do kontaktu telefonicznego z naszym zespołem ERP XL (tel. 502  841 999) lub za pośrednictwem strony www.prospeo.com.pl.