Migracja danych do Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima | Artykuł ERP XL

Nowy system ERP zakupiony do firmy wymaga zazwyczaj zasilenia danych początkowych. Te dane przenosi się z poprzedniego systemu, na który może składać się kilka programów i różne typy danych. Wyjaśnię w tym artykule jakiego rodzaju dane podlegają migracji, jak te dane będą wyglądać w systemie Comarch ERP oraz na co powinieneś się przygotować.

Migracja czy synchronizacja

W tym artykule opisuje tylko pojęcie migracji danych. Doprecyzuję jednak czym różni się migracja od innych form wymiany danych. 

Integracja to sprzężenie ze sobą dwóch różnych programów komputerowych niezależnych dostawców w taki sposób, aby następowała między nimi cykliczna wymiana danych. Wymiana odbywa się zwykle automatycznie, bez udziału użytkownika. Częstotliwość wymiany danych ustawia się w zależności od potrzeb, rodzaju danych i zastosowanej technologii.  Integracja może być realizowana w czasie rzeczywistym za pomocą serwisów WebAPI albo w pewnych interwałach czasowych za pośrednictwem różnych usług. Przykładem może być integracja programu Comarch ERP XL z aplikacją BaseLinker. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Jak integrują się systemy informatyczne.

Synchronizacja jest częścią integracji, w szczególności jest to proces związany z wymianą określonych danych. W ramach integracji wykonywana jest synchronizacja wskazanych danych pomiędzy systemami. W ramach ogólnego pojęcia integracji może być realizowanych wiele procesów synchronizacji. 

Wymiana danych polega na zapewnieniu niestałej komunikacji między systemami; dwustronnej lub jednostronnej. Najczęściej jest ona inicjowana na żądanie. Polega na wysłaniu pewnych danych z jednego systemu do drugiego, albo na odebraniu danych. Przykładem komunikacji realizującej to pojęcie jest Comarch EDI do wymiany faktur sprzedaży i faktur zakupu albo dostępny na naszym blogu Eksport faktur do programu PC Market do wysyłki faktur sprzedaży z Comarch ERP XL do PC Market.

Konwersja danych to zamiana struktury damych z jednego formatu na inny format. Programy importują pliki w określonych formatach. Sposób zapisu danych przez jeden program może nie być czytelny przez drugi program. W celu ich dostosowania tworzy się programy do konwersji danych. Przykładem jest Konwerter KSeF dostępny na naszym blogu.

Import danych to proces pobrania lub możliwości pobrania określonego typu danych, najczęściej z pliku. Jednorazowy import różnych typów danych jest migracją.
Pojęcie importu stosuje się też do programów pozwalających na cykliczne pobieranie danych z zewnętrznych źródeł, np. aktualizacja cenników dostawców. Przykładem programu do importu danych jest Excel2SQL, który umożliwia zaimportowanie danych z Excela do Comarch ERP XL, albo ProNota do importowania dekretów księgowych z Excela do księgowości.
Aby dane mogły być zaimportowane to muszą zostać wcześniej wyeksportowane z programu do postaci pliku.

Migracja danych jest szerszym pojęciem importu danych, obejmującym import wielu różnych danych. Jest to proces jednorazowy. Migracja wykonywana jest przy wdrożeniu nowego systemu. Co podlega migracji przedstawię w dalszej części artykułu.

Rodzaje danych podlegające migracji

Rozpoczęcie pracy w trakcie roku

Czego nie przenosi się w ramach migracji

Migracji nie podlegają transakcyjne dane historyczne.

W szczególności nie przenosi się dokumentów handlowych i magazynowych - ani dokumentami, ani pozycjami. Nie przenosi się historycznych zapisów księgowych. Zwykle nie przenosi się również zamówień i rezerwacji. 

Zatem skąd możemy uzyskać te dane pracując na nowym systemie?

Dane historyczne pozostają w starym systemie. Bez względu na sposób jego licencjonowania powinieneś zapewnić sobie co najmniej jeden dostęp do tych danych tylko do podglądu. Jeśli istnieje obawa utraty dostępu do starego systemu - wyeksportuj dane do Excela.

Jak tworzyć raporty analityczne i analizy controllingowe z całości danych?

Istnieją narzędzia analityczne, jak Comarch BI Point, które umożliwiają dostęp do skonsolidowanych danych pochodzących z wielu źródeł. Korzystanie z tego narzędzia wymaga jednak wdrożenia, a zwłaszcza usługi modelowania i transformacji danych. W ostateczności możesz te dane konsolidować ręcznie, eksportując je wcześniej do łatwo dostępnych arkuszy Excel.

Migracja danych niestandardowych

Inne dane spoza wymienionych powyżej mogą być postrzegane przez integratorów Comarch ERP jako niestandardowe. To znaczy, że mogą oni nie wiedzieć o ich istnieniu i potrzebie migracji.

Przykładowo dane niestandardowe to: cechy transakcji, budżety, projekty, właściwości kartotek, salda opakowań zwrotnych, wymiary analityczne, dane binarne, rejestr złych długów, zdjęcia, itp.

To nie znaczy, że nie mogą one być migrowane - po prostu należy je wyartykułować na etapie planowania migracji. Upewnij się, że dane, na których Ci zależy można wyeksportować z obecnego systemu i zaimportować do nowego systemu.

Jak przygotować się do migracji danych

Aby dane mogły zostać skutecznie zaimportowane do nowego systemu to musisz udostępnić je swojemu dostawcy oprogramowania w postaci czytelnej i ustrukturyzowanej. Nie wystarczy dać mu dostęp do starego programu, ponieważ dostawca nowego systemu zazwyczaj go nie zna. Dane muszą zostać wyeksportowane ze starego programu do plików w formacie oczekiwanym przez dostawcę. Dlatego przygotowując się do migracji danych zadbaj o realizację tych punktów:

1. Zdefiniuj zakres migracji, zwłaszcza zwracając uwagę na dane niestandardowe. Stwierdzenie "powinniście byli to przewidzieć" świadczy o Twoim nieprzygotowaniu.
2. Zapytaj dostawcę nowego programu o wymagany format danych do migracji.
3. Zapewnij możliwość eksportu danych ze starego programu przez dotychczasową firmę obsługującą.
4. Uporządkuj dane w starym systemie - błędy ze starego systemu zostaną przeniesione do nowego systemu.
5. Ogranicz migrację danych do niezbędnych. Im prostszy będzie ten zakres, tym większa szansa, że proces nie przysporzy problemów. Pamiętaj, że pewne dane możesz przenieść już po rozpoczęciu pracy na nowym programie.  
6. Przeprowadź inspekcję arkuszy migracyjnych - pewne dane niemożliwe do usunięcia w starym systemie możesz wyprostować bezpośrednio na arkuszach.
7. Jeśli struktury danych zmienią się pomiędzy systemami - zapewnij słowniki mapowania tych struktur, aby możliwe było prześledzenie, które dane w nowym systemie odpowiadają którym danym w starym systemie.
8. Przed migracją pozamykaj wszelkie transakcje nie podlegające migracji, które mogą mieć wpływ na pracę bieżącą, na przykład: rezerwacje, produkcję w toku, towary w drodze.
9. Zleć przeprowadzenie migracji testowej przed przystąpieniem do wersji ostatecznej, co najmniej miesiąc wcześniej. 
10. Po przeprowadzeniu migracji zamknij możliwość edycji danych w starym systemie, ponieważ w przypadku ich zmiany trudno będzie porównywać dane pomiędzy systemami. 

Zleć to nam

Jeśli stoisz przed wdrożeniem nowego systemu i obawiasz się przeniesienia danych to zachęcamy do kontaktu z nami. Wykonamy analizę potrzeb i możliwości oraz przeprowadzimy Cię przez proces migracji danych na nowy system. Wykonujemy migrację do systemów Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima. Jesteśmy Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Zespół Prospeo